Fiduciaire comptable — Esch-sur-Alzette
18 collaborateurs · 200+ sociétés gérées
Déploiement de SharePoint + Syntex pour la gestion documentaire des dossiers clients (bilans, déclarations TVA, statuts). Classification automatique des documents par IA et droits d'accès par dossier.
Bénéfices concrets
Temps de recherche documentaire divisé par 4
Partage client sécurisé remplace les envois email
Rétention légale automatisée (10 ans LU)
Déroulé d'une mission
1/ Audit documentaire (1 sem.) : recensement des types de documents, des volumes, des règles de nommage existantes et des droits d'accès actuels.
2/ Architecture SharePoint (2 sem.) : structure de sites par client, bibliothèques typées, métadonnées (exercice, type de document, statut).
3/ Déploiement Syntex (2 sem.) : modèles de classification automatique pour bilans, déclarations TVA et statuts de sociétés.
4/ Migration des documents existants (2 sem.) : import depuis le réseau de fichiers, nettoyage des doublons, application des métadonnées.
5/ Formation et portail client (1 sem.) : accès extranet sécurisé pour que chaque client consulte ses propres documents.
Questions fréquemment posées
Nos clients peuvent-ils accéder à leurs documents directement ?
Oui. On crée un accès extranet SharePoint limité à leur propre dossier. Le client voit uniquement ses documents, peut les télécharger et vous envoyer des pièces — sans boîte mail ni FTP.
Comment gérer la rétention légale de 10 ans imposée au Luxembourg ?
Les politiques de rétention sont configurées directement dans SharePoint. À échéance, le document est archivé ou supprimé selon la règle définie — avec un journal d'audit complet pour tout contrôle.
Que se passe-t-il si un collaborateur quitte le cabinet ?
Son compte est désactivé en un clic via Azure AD. Il perd immédiatement l'accès à tous les documents. Les fichiers qu'il gérait sont réattribués à son remplaçant sans aucune perte de données.